Privacy Policy – PAS-security

1) Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Deze privacyverklaring is van toepassing op:

bezoekers van https://www.pas-security.be
personen die ons contacteren of een offerte aanvragen
sollicitanten
klanten/leveranciers en contactpersonen bij organisaties

Verwerkingsverantwoordelijke:
PAS-security (Professional Assistance & Security) BV
Derbystraat 19, 9160 Lokeren, België
Ondernemingsnr./BTW: BE 0823.623.832
Tel.: +32 (0)9 328 32 26
E-mail: info@pas-security.be (t.a.v. “Privacy”)

2) Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van je contact met ons kunnen we o.a. volgende gegevens verwerken:

A. Websitegebruik

IP-adres, toestel- en browsergegevens, logbestanden, cookie- en voorkeurinformatie
basisstatistieken over websitegebruik (indien analytics actief is)

B. Contactaanvragen (contactformulier, e-mail, telefoon)

naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en berichtinhoud

C. Offerteaanvragen (event/werf/goederen/winkelbewaking)

identificatie- en contactgegevens van de organisatie en contactpersoon
(optioneel/indien ingevuld) rijksregisternummer van contactpersoon
informatie over het evenement/de opdracht (locatie, timing, beschrijving, aantallen, veiligheidsnoden, enz.)

D. Sollicitaties

naam, adres, contactgegevens
informatie over rijbewijs/eigen vervoer
gevolgde opleidingen/diploma’s, vaardigheden en talenkennis
CV en eventuele bijlagen, plus bijkomende toelichting die je zelf verstrekt

E. Dienstverlening (bewakingsopdrachten)
In het kader van de uitvoering van bewakingsopdrachten kunnen we, afhankelijk van de opdracht en afspraken met de klant, ook persoonsgegevens verwerken zoals:

aanwezigheids- en planningsgegevens, toegangs-/badgegegevens, bezoekerslijsten
incidentmeldingen/verslagen (die in uitzonderlijke gevallen ook gevoelige informatie of info m.b.t. inbreuken kunnen bevatten)
camerabeelden of foto’s/beelden (bv. bij incidenten), voor zover dit nodig is en wettelijk toegestaan

We vragen je om geen onnodige (gevoelige) gegevens te delen.

3) Waarom verwerken we persoonsgegevens? (doeleinden)
We verwerken persoonsgegevens voor o.a.:

het beantwoorden van vragen en opvolgen van contactaanvragen
het opmaken en opvolgen van offertes
het voorbereiden, afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten
wettelijke/administratieve verplichtingen (o.a. boekhouding, fiscale verplichtingen, en verplichtingen verbonden aan de bewakingssector)
werving en selectie
beveiliging van onze website en het voorkomen van misbruik/fraude/spam
(beperkt) het verbeteren van onze dienstverlening en website

4) Rechtsgronden (artikel 6 AVG)
We verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen (bv. offerte, uitvoering opdracht, sollicitatieprocedure)
Wettelijke verplichting (bv. boekhouding/fiscaliteit, sectorale verplichtingen)
Gerechtvaardigd belang (bv. klantenservice, bedrijfsvoering, beveiliging van systemen, het voorkomen van misbruik; telkens met belangenafweging)
Toestemming (bv. wanneer we niet-essentiële cookies plaatsen of wanneer je expliciet toestemming geeft voor een specifieke verwerking)
Je kan je toestemming altijd intrekken; dit heeft geen impact op eerdere verwerkingen.

Belangrijk: het aanvinken van “Ik ga akkoord met het privacybeleid” bij onze formulieren betekent dat je deze privacyverklaring hebt gelezen. Voor marketing gebruiken we alleen toestemming waar dat nodig is, en bieden we altijd een opt-out.

5) Met wie delen we persoonsgegevens?
We delen persoonsgegevens enkel wanneer nodig en met passende waarborgen, bv. met:

interne medewerkers die je aanvraag/opdracht/sollicitatie moeten behandelen
IT-/hosting- en websiteleveranciers (onderhoud, hosting, e-mail, back-ups)
dienstverleners die ons ondersteunen (bv. boekhouder, auditor, verzekeraar, juridische adviseur) waar nodig
klanten/organisatoren wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een opdracht (bv. operationele contactlijsten)
overheidsinstanties of toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn (bv. fiscale of bevoegde autoriteiten)

Met verwerkers sluiten we (waar vereist) een verwerkersovereenkomst af.

6) Internationale doorgifte (buiten de EER)
Sommige leveranciers (bv. Google reCAPTCHA) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen (bv. standaardcontractbepalingen) en beoordelen we of bijkomende maatregelen nodig zijn.

7) Google reCAPTCHA (spam- en misbruikpreventie)
Op onze formulieren gebruiken we Google reCAPTCHA om spam en misbruik te voorkomen. Daarbij kan Google technische en gebruiksgegevens verwerken (zoals IP-adres en browser-/toestelinformatie) om te bepalen of een invoer door een mens gebeurt. Meer info vind je in het beleid van Google.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (beveiliging) en/of noodzaak voor het veilig aanbieden van onze online formulieren.

8) Cookies
Onze website kan cookies en gelijkaardige technologieën gebruiken:

strikt noodzakelijke cookies (voor basisfunctionaliteit en beveiliging)
voorkeurcookies (optioneel)
analytische cookies (optioneel; enkel na toestemming indien wettelijk vereist)
marketingcookies (optioneel; enkel na toestemming)

Je kan cookies beheren via je browserinstellingen en (indien aanwezig) via onze cookie-instellingen/banner.

9) Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Indicatief:

Contactaanvragen: tot 24 maanden na laatste contact
Offerteaanvragen: tot 24 maanden na laatste contact of tot contractvorming
Klant- en contractgegevens: duur van de overeenkomst + 10 jaar voor bewijs- en (para)fiscale verplichtingen
Sollicitaties: tot 12 maanden na einde procedure; langer enkel met jouw toestemming (talent pool) of indien wettelijk vereist
Incidentverslagen/operationele dossiers: zo lang als noodzakelijk voor de opdracht, opvolging en eventuele betwistingen, rekening houdend met wettelijke termijnen
Logbestanden: doorgaans 6–12 maanden, tenzij veiligheidsincidenten een langere bewaring vergen

10) Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen (o.a. toegangsbeheer, vertrouwelijkheid, beperkte toegang, back-ups en beveiliging van systemen). Geen enkel systeem is 100% veilig; bij een datalek volgen we de wettelijke procedures.

11) Jouw rechten
Je hebt het recht om:

inzage te krijgen in je persoonsgegevens
je gegevens te laten verbeteren
je gegevens te laten verwijderen (in bepaalde gevallen)
de verwerking te beperken (in bepaalde gevallen)
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
gegevensoverdraagbaarheid te vragen (waar van toepassing)
je toestemming in te trekken (waar van toepassing)

Je kan je rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@pas-security.be (t.a.v. “Privacy”).
We kunnen je identiteit vragen te bevestigen om misbruik te voorkomen.

12) Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, contacteer ons eerst. Je kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

13) Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of je op gelijkaardige wijze aanzienlijk treffen (geen “automated decision-making” zoals bedoeld in de AVG).

14) Links naar derden en sociale media
Onze website kan links bevatten naar websites van derden (bv. sociale media). Hun privacybeleid is van toepassing zodra je die websites bezoekt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van derden.

15) Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website.